第１ 法令遵守
事業活動に伴って収集、管理、利用する個人情報について、個人情報保護法等の関連法規及び本指針を誠実に遵守し、適切に取り扱うものとします。
第２ 個人情報
１. 次の種類の個人情報を取り扱います。
（1）TOCPA Japanの事業活動に関する個人情報
個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠し、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
（2）TOCPA Japanの事業運営のため及び安全のため収集する個人情報
当社業務の円滑な遂行のため、当社業務の安全、及び社員の安全のため、電話の録音記録をはじめとして、Web へのアクセス記録、電子メール、各種問い合わせに関する情報を収集、保管、利用することがあります。これらの情報は、個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠したうえで、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
２．収集した個人情報は、定めた期間保有した後、順次破棄するものとします。
第３ 個人情報の利用目的
1．取得する個人情報を、次の業務の範囲及び方法により利用します。
（1）利用する業務の範囲
①教育・研修事業
②コンサルティングサービス事業
（2）利用する方法
①TOCPA Japanの業務内容のご報告、ご連絡、業務内容に関する情報提供
②TOCPA Japanの提供するサービスの充実のために行うアンケート調査の実施など
③TOCPA Japanの業務を円滑に行うため
④その他上記①から③に関連する業務の遂行のため
２．前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめご本人の同意を得ることとします。
３．前２項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用させていただく場合があります。
（1）法令に基づく場合
（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
（4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
４．個人情報の利用目的を変更する場合には、当該利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行います。
また、利用目的を変更した場合には、法令に定める場合を除き、変更された目的を本指針において公表いたします。
第４ 適正な取得及び最小限原則
１．個人情報を適法かつ適正に取得し、偽りその他不正の手段によって取得しません。
２．法令に定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく要配慮個人情報を取得することはいたしません。
３．取得した個人情報は、利用目的の達成のために必要かつ 最小限のものに限定します。アンケートなどで収集する個人情報も、集計結果を出すために必要なものに限定します。
４．前記第３の規定にかかわらず、ご本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含みます。以下この項において同じ。）に記載された当該ご本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該ご本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、ご本人に対し、その利用目的を明示します。ただし、人の生命、身体又は 財産の保護のために緊急に必要がある場合、及び法令に定める場合は、利用目的を明示しないことがあります。
第５ 個人データの内容の正確性の確保等
利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ 最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データ を遅滞なく消去するよう努めます。
第６ 安全管理措置
取り扱う個人データにつき、不正アクセス、紛失、改ざん及び漏えいなどに対する予防対策を実施し、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
第７ 委託先の選定及び監督
１．事業活動に伴い、各種手続、調査、広報活動などの業務を外部の事業者に委託することがあります。個人データの取扱いの全部又は一部について外部の事業者に委託する場合には、その取り扱いを適正かつ確実に行うことができると認められる事業者の中から委託先を選定する基準を定め、当該基準に従って委託先事業者を選定し、適切な委託契約を締結します。
２．個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託先事業者に対する必要かつ適切な監督を行います。
第８ 第三者提供
保有する個人データは、ご本人の同意ある場合を除き、原則として第三者に提供しません。ただし、次に掲げる場合は、第三者に提供することがあります。
（1）法令に基づく場合
（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
（4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第９ 保有個人データの表示等
１．以下の個人データを保有しています。
（1）受講者および顧客名簿ファイル
（2）電子メール受信・送信ファイル
（3）連絡情報ファイル（ご連絡をいただいた方及び名刺交換をさせていただいた方の個人データ）
第 10 継続的改善
１．上記の各条項を実践するために、個人情報の取扱いについて継続的に検討を加え、見直し及び改善を図ってまいります。
２．個人情報の適正な取扱いを実施するため、適宜、本指針を見直すこととし、本指針を変更した場合は速やかに公表いたします。
第 11 施行
2020年8月1日施行
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